En Allemagne, les employeurs se soucient rarement de l’assurance maladie de leurs salariés. Tout se fait automatiquement. Beaucoup ignorent pourtant le poids qu’elle a dans la planification des recrutements à l’étranger. Une erreur commise lors de la demande de permis de travail peut entraîner des répercussions sur l’ensemble du calendrier menant à la prise de fonction, prévient Michael Seuchter, directeur Relocation et Immigration chez AGS Relocation Allemagne.
L’assurance maladie, pièce maîtresse de la planification des effectifs
Toute demande de visa ou de titre de séjour et de travail doit comporter une attestation d’assurance maladie. En général, le permis de travail prend effet le premier jour de la couverture du demandeur.
En Allemagne, les salariés sont automatiquement affiliés à l’assurance maladie obligatoire lorsqu’ils commencent leur emploi, et la couverture prend effet dès le premier jour. Une lettre de confirmation émanant de l’assureur de votre entreprise semble donc être la preuve d’assurance la plus évidente à fournir.
Mais en choisissant cette option : le visa du demandeur ne sera valable qu’à partir du premier jour de travail, car c’est à partir de ce moment-là qu’il sera couvert par l’assurance. Résultat : il ne pourra pas entrer en Allemagne avant sa date de prise de poste.
Le rôle de l’assurance relais
L’assurance relais, aussi appelée assurance « incoming » ou assurance maladie voyage, doit être jointe à la demande de visa. Elle couvre le salarié pendant son voyage et à partir de son entrée sur le territoire allemand. « Cela permet de dissocier la validité du visa de la date de prise de poste. Le salarié a ainsi le temps de trouver un logement, d’effectuer son enregistrement et de s’installer sereinement, sans la pression du compte à rebours », explique Michael.
L’assurance relais doit s’étendre, sans interruption, jusqu’au moment où l’assurance obligatoire prend le relais. Un bref vide administratif entre les deux – une couverture qui expire quelques jours avant le début de l’emploi, ou une date de prise de fonction qui est reportée sans que les dates de couverture ne soient modifiées en conséquence – constitue un motif de rejet pur et simple.
Les interruptions ne compromettent pas seulement les demandes de visa et de permis de travail, elles mettent également en péril les demandes de renouvellement. Les autorités allemandes exigent la preuve que la couverture d’assurance maladie du titulaire du permis a été ininterrompue depuis son début. Une interruption remontant à la période précédant l’embauche, même si elle n’avait pas été remarquée lors de la délivrance initiale du permis, peut refaire surface lors d’une demande de renouvellement, mettant ainsi en péril le statut d’immigration du salarié.
Savoir qu’ils ont besoin d’une assurance relais n’est toutefois qu’une première étape. Souscrire une assurance inadaptée peut leur causer – ainsi qu’à vous – autant de désagréments que de ne pas en avoir du tout.
Bien choisir son assurance relais : 3 questions à se poser avant de souscrire
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L’assureur peut-il fournir une confirmation de la BaFin ?
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La couverture est-elle valable pour un séjour de longue durée ?
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La couverture s’étend-elle aux membres de la famille qui accompagnent l’assuré ?
L’assurance relais doit répondre à une exigence légale précise. Elle doit être comparable à l’assurance obligatoire allemande et offrir les prestations prévues à l’article 11 du Code social allemand (SGB V). Elle ne doit pas non plus prendre fin en raison de l’âge, d’un changement d’emploi ou d’un changement de statut de séjour.
La couverture est automatiquement considérée comme suffisante lorsque l’Autorité fédérale de supervision financière (BaFin) a confirmé à l’assureur, en vertu de l’article 257, alinéa 2a, du SGB V, que le contrat remplit ces conditions, et que l’assureur atteste cette confirmation auprès du demandeur.
Les exigences peuvent légèrement varier d’une ambassade à l’autre. Il est donc essentiel de les vérifier en amont et de s’entourer de spécialistes de l’immigration.
Les grands assureurs bien établis peuvent généralement fournir cette confirmation sur demande. Les petits prestataires, ou ceux établis hors d’Allemagne, ne disposent pas toujours de l’agrément nécessaire.
Tous les contrats vendus comme assurances relais ou de voyage ne remplissent pas les conditions exigées pour un permis de travail. Certaines excluent purement et simplement toute couverture lorsque le voyage a pour but un séjour long ou une installation définitive, même si la couverture n’est nécessaire que quelques jours.
Bien souvent, le problème n’apparaît qu’au moment où le demandeur est invité à que sa couverture est conforme, généralement en citant la clause spécifique ou en fournissant une confirmation écrite de l’assureur. A ce stade, Il est alors trop tard pour rectifier le tir sans engager des frais supplémentaires et perde encore plus de temps.
Les autorités d’immigration exigent une couverture maladie suffisante pour toutes les personnes figurant sur la demande, pas seulement pour le salarié. « Les antécédents médicaux peuvent rendre difficile, voire impossible, l’assurance d’un membre de la famille » souligne Michael. « Dans ce cas, le visa, ou par la suite le titre de séjour, peut être accordé avec retard, voire ne pas être accordé du tout. »
Qui doit souscrire l’assurance de relais ?
C’est en général au salarié de s’en charger. Michael déconseille pourtant aux employeurs de rester en retrait. « Un employeur qui ne sait pas si la couverture adéquate est en place n’a aucun moyen de détecter un problème avant que celui-ci ne compromette la date d’entrée en fonction » affirme-t-il.
Il ne s’agit pas pour autant de tout prendre en main. Michael recommande plutôt d’accompagner le salarié à trois moments clés :
- Dès l’offre d’emploi : signalez la période entre l’arrivée et la prise de poste, et mentionnez explicitement l’obligation d’assurance relais.
- Avant la souscription : demandez au salarié de confirmer que l’assureur peut fournir une confirmation de la BaFin, que la couverture s’étend aux séjours de longue durée et qu’elle couvre toute la famille accompagnante.
- Jusqu’à la prise de poste : suivez la date de fin de l’assurance relais par rapport à la date d’embauche, dans le même calendrier que celui des permis et des visas, pour repérer toute interruption de couverture.
Comment un accompagnement professionnel améliore la planification des effectifs
Un accompagnement professionnel en matière d’immigration améliore vos chances d’obtenir les autorisations. Il vous aide aussi à établir des calendriers de recrutement fiables, en garantissant dès le départ un dossier complet et conforme.
AGS Relocation coordonne les demandes de permis de travail et de visa, la conformité de l’assurance maladie et les services d’installation, avec un interlocuteur unique.
Le droit allemand des assurances ne permet pas à AGS de fournir directement des conseils en assurance. Michael et son équipe travaillent donc avec un courtier de confiance, qui se charge des recommandations de couverture spécifiques. Des avocats spécialisés en droit de l’immigration supervisent la procédure, tandis que les experts d’AGS suivent chaque dossier de bout en bout pour qu’il respecte le calendrier d’immigration.
Pour les personnes en mobilité, cela se traduit par un processus de relocation unique et encadré, de l’offre d’emploi à leur arrivée. Pour leurs employeurs, cela signifie une équipe dédiée au respect des délais prévus.
Vous recrutez des talents à l’international ?
Ne laissez pas une formalité administrative retarder votre recrutement. AGS Relocation vous aide à anticiper les exigences liées à l’assurance maladie, aux visas et aux permis de travail en Allemagne.